Gezocht: Coördinatoren Food event (Haarlem)

English below!

De organisatie: Young & Fair
Young & Fair is een Nederlandse organisatie voor jongeren geïnteresseerd en actief in de wereld van eerlijke handel en duurzaamheid. Young & Fair gelooft dat we door kennis te delen over duurzame consumptie, jongeren in staat stellen bewuster te consumeren. Dit doen wij via verschillende evenementen, social media en onze website, waarbij een positieve benadering voorop staat. In onze communicatie over duurzaamheid richten we ons op op drie pijlers; Fashion, Finance en Food. Deze laatste pijler willen we een grotere rol geven wat betekent dat er een nieuw evenement gevormd gaat worden!

Het evenement
Het evenement dat we gaan organiseren zal volledig in het teken staan van duurzaam en eerlijk eten. Denk daarbij aan een evenement met duurzame foodtrucks, muziek en games maar ook aan tentoonstellingen, workshops en documentaires. Het doel van het evenement is om aan de ene kant te laten zien hoeveel er al gebeurd op het gebied van eerlijk en duurzaam voedsel en aan de andere kant te bekijken we ook wat er allemaal nog verbeterd kan worden. Daarvoor geven we de vloer aan de mensen en organisaties die zich inzetten voor duurzaam en eerlijke voeding. Daarnaast maken we er een gezellig festival van waarbij iedereen welkom is om te proeven hoe heerlijk duurzaam eten kan zijn. Een concept voor het evenement ligt klaar maar dit moet nog worden uitgewerkt tot een uitvoerbaar plan. Als coördinator heb je dus de unieke mogelijkheid om dit eerste Food event vorm te geven!

Het Team
Het food event zal georganiseerd worden door een team van vijf of zes mensen; een projectleider, een coördinator logistiek, een coördinator communicatie, een coördinator festival, een coördinator kennis en eventueel een coördinator allround.

In het begin gaat het hele team aan de slag met het uitwerken van een plan voor het event. Samen bedenken ze een plan voor een evenement dat anders is dan bestaande evenementen en dat tegelijkertijd in lijn is met de visie van Young & Fair. Daarna gaat het team uiteraard bezig met de uitvoering van het allereerste Young & Fair Food event! Hierbij zal iedereen zijn eigen taken hebben maar aangezien er veel overlap is tussen de functies zal er veel samengewerkt worden!

Wat doen de verschillende coördinatoren?

Als coördinator logistiek zorg jij ervoor dat alles op de dag van het evenement tot in de puntjes geregeld is. Jij zorgt bijvoorbeeld voor een perfecte locatie en bedenkt hoe deze wordt ingericht. Je werkt daarom veel samen met de andere coördinatoren en weet dan ook precies weet wat er allemaal nog geregeld moet worden voor een perfecte dag! Als coördinator logistiek ga jij dus:

  • Een evenement locatie zoeken
  • Besluiten hoe de ruimte(s) worden ingericht
  • Materialen zoals marktkramen regelen
  • Contact houden met leveranciers en de locatie
  • Facturen versturen
  • Een draaiboek maken dat zorgt dat de hele dag perfect loopt

Als coördinator communicatie zorg je dat het food event in heel Nederland bekend wordt! Met ondersteuning van het Y&F communicatieteam zorg je ervoor dat de social media, website en posters van het food evenement er perfect uitzien en onze verschillende doelgroepen aanspreken. Daarnaast ga je samen met de projectleider opzoek naar interessante samenwerkingen voor het evenement. Als coördinator communicatie ga je dus:

  • Het communicatieplan voor het evenement schrijven
  • (Helpen met het) ontwerpen van online and offline promotiemateriaal
  • Het promotiemateriaal verspreiden
  • Contact zoeken en houden met de pers
  • Contact zoeken en houden met verschillende partners en sponsoren

Als coördinator festival zorg jij voor een leuk en gezellig evenement waar iedereen bij wilt zijn. Jij bent verantwoordelijk voor het markt gedeelte van het evenement. Hiervoor ga je niet alleen op zoek naar bedrijven met het lekkerste duurzame eten maar zorg je ook dat alles rondom het eten goed geregeld is. Zo ga je bijvoorbeeld op zoek naar leuke bandjes of een DJ om te zorgen voor een gezellige sfeer. Als coördinator festival ga jij dus:

  • Bedrijven zoeken met duurzaam en heerlijk eten
  • Contact houden met alle bedrijven die op het evenement komen te staan
  • Zorgen voor voldoende afwisseling in het eten zodat verschillende doelgroepen worden aangesproken
  • Zorgen voor een gezellig evenement met bijvoorbeeld live muziek

Als coördinator allround krijg je de kans om met de organisatie van het hele evenement mee te kijken. Je ondersteunt de verschillende coördinatoren in hun functie en springt bij waar nodig. Je zorgt daarom dat je altijd op de hoogte bent van wat er allemaal gebeurd tijdens de organisatie van het evenement en waar hulp nodig is. Wanneer er nog ergens veel hulp nodig blijkt te zijn ga je ook op zoek naar extra vrijwilligers ter ondersteuning. Als coördinator allround ga jij dus:

  • De coördinatoren ondersteunen met hun verschillende functies
  • Bijspringen waar hulp nodig is
  • Notuleren tijdens vergaderingen
  • Ondersteunende vrijwilligers zoeken

Wat wij van jou verwachten:

  • Gestructureerd en sterk in behouden van het overzicht
  • Communicatief vaardig en goed in teamverband kunnen werken
  • Proactieve inzet en can-do mentaliteit
  • Affiniteit met duurzame consumptie en eerlijke handel
  • Eens per twee weken aanwezig zijn bij de vergadering
  • Beschikbaar tot het einde van de zomer
  • Pré: contacten binnen de duurzame Food sector
  • Pré: ervaring met het organiseren van evenementen

Wat wij jou bieden:

  • De kans om een gloednieuw evenement vorm te geven.
  • Bouwen aan je netwerk in de duurzaamheidswereld
  • Een geweldige en leerzame aanvulling op je cv!
  • Werken in een ambitieus, jong en enthousiast team
  • Ondersteuning en (waar nodig) begeleiding door professionals
  • Een kans om een positieve bijdrage te leveren aan de maatschappij

Tijd:
De functie zal gemiddeld 4 tot 6 uur per week in beslag nemen. Houd er rekening mee dat naarmate het evenement nadert, je waarschijnlijk meer tijd kwijt bent.

Interesse?
Word jij enthousiast van deze vacature en denk je dat jij de persoon bent die wij zoeken? Stuur dan je cv en motivatie naar sollicitatie@youngandfair.nl onder vermelding van de functietitel of vul onderstaand formulier in. We zien je sollicitatie graag tegemoet!

The organization: Young & Fair
Young & Fair is a Dutch organization for young people interested and active in the world of fair trade and sustainability. Young & Fair believes that by sharing knowledge about sustainable consumption, we enable young people to consume more consciously. We do this through various events, social media and our website, whereby we always take a postive approach. In our communication on sustainability, we focus on three pillars; Fashion, Finance and Food. This year we want to increase our focus on the Food pillar, which means that a new event will be organized!

The event
The event that we are going to organize will be entirely devoted to sustainable and fair trade food. Imagine an an event with sustainable food trucks, music and games, but also exhibitions, workshops and documentaries. The purpose of the event is to show how much has already happened in the field of fair and sustainable food but also to look at what can still be improved. To do this, we give the floor to the people and organizations that are working in the world of sustainable and fair trade food. In addition, we make it a fun festival where everyone is welcome to taste how delicious sustainable food can be. A plan for the event is drafted, but it still needs to be worked out into an executable plan. As a coordinator you therefore have the unique opportunity to shape this first Food event!

The team
The food event will be organized by a team of five or six people; a project manager, a logistics coordinator, a communication coordinator, a festival coordinator, a knowledge coordinator and possibly an all-round coordinator.

In the beginning, the entire team starts working on developing a plan for the event. Together they come up with a plan for an event that is different from existing events. After that the team will of course start with the implementation of the first Young & Fair Food event! Everyone will have their own tasks but we also want to work together!

What do the different coordinators do?

As a logistics coordinator you ensure that everything is arranged to perfection on the day of the event. For example, you ensure a perfect location and you consider how the rooms will be set up. You often collaborate with the other coordinators and, therefore, you know exactly what has to be arranged for a perfect day! As a logistics coordinator you will therefore:

  • Find an event location
  • Decide how the room(s) are arranged
  • Organize materials such as market stalls
  • Keep in touch with suppliers and the location
  • Send invoices
  • Creating a scenario that ensures that the whole day runs perfectly
  • Write the communication plan for the event
  • (Helping with) designing online and offline promotional material
  • Distribute the promotional material
  • Keep in touch with the press

As a festival coordinator you ensure a fun and enjoyable event that everyone wants to attend. You are responsible for the market part of the event. You not only look for companies with the tastiest sustainable food, but you also ensure that everything around the food is properly arranged. For example, you look for nice bands or a DJ to ensure a cozy atmosphere. So as a festival coordinator you will:

  • Look for companies with sustainable and delicious food
  • Keep in touch with all companies that will be at the event
  • Ensure sufficient variety in the food so that different target groups are addressed
  • Ensure a fun event with for example live music

As an allround coordinator you get the chance to be part of the organization of the entire event. You support the various coordinators in their function and you assist where necessary. You therefore ensure that you are always aware of what happens during the organization of the event and where help is needed. When a lot of help appears to be needed somewhere, you also look for extra volunteers for support. So as an all-round coordinator you will:

  • Support the coordinators with their various functions
  • Jump in where help is needed
  • Take minutes during meetings
  • Find supporting volunteers

What we expect from you:

  • Structured and strong in keeping the overview
  • Able to communicate well and to work well in a team
  • Proactive commitment and can-do mentality
  • Affinity with sustainable consumption and fair trade
  • To be present at the meeting once every two weeks
  • Available until the end of the summer
  • Pré: contacts within the sustainable Food sector
  • Pré: experience with organizing events

What we offer you:

  • The chance to shape a brand new event.
  • The chance to build your network in the sustainability world
  • A great and educational addition to your resume!
  • Working in an ambitious, young and enthusiastic team
  • Support and (where necessary) guidance by professionals
  • An opportunity to make a positive contribution to society

Time:
The position will take on average 4 to 6 hours per week. Keep in mind that as the event approaches, you probably need more time.

Interested?
Are you excited about this job and do you think you are the person we are looking for? Send your resume and motivation letter to sollicitatie@youngandfair.nl or fill in the form below. We look forward to your application!