Gezocht: Coördinatoren Food event (Haarlem)

De organisatie: Young & Fair
Young & Fair is een Nederlandse organisatie voor jongeren geïnteresseerd en actief in de wereld van eerlijke handel en duurzaamheid. Young & Fair gelooft dat we door kennis te delen over duurzame consumptie, jongeren in staat stellen bewuster te consumeren. Dit doen wij via verschillende evenementen, social media en onze website, waarbij een positieve benadering voorop staat. Deze missie wordt uitgedragen en uitgevoerd door een enthousiaste groep vrijwilligers bestaande uit studenten en young professionals.

Het evenement
Young & Fair richt zich in haar communicatie over duurzaamheid op drie pijlers; Fashion, Finance en Food. Deze laatste pijler willen we een grotere rol geven wat betekend dat er een nieuw evenement gevormd gaat worden! In dit evenement laten we aan de ene kant zien hoeveel er al gebeurd op het gebied van eerlijk en duurzaam voedsel maar bekijken we ook wat er allemaal nog verbeterd kan worden en geven we de vloer aan de mensen en organisaties die plannen hebben voor deze verbetering. Een concept voor dit evenement ligt klaar maar dit moet nog worden uitgewerkt tot een uitvoerbaar plan. Als coördinator heb je dus de unieke mogelijkheid om dit eerste Food event vorm te geven!

Het Team
Het food event zal georganiseerd worden door een team van zes mensen; een projectleider, een coördinator logistiek, een coördinator communicatie, een coördinator festival, een coördinator kennis en een coördinator allround.

In het begin gaat het hele team aan de slag met het uitwerken van een plan voor het event. Samen bedenken ze een plan voor een evenement dat anders is dan bestaande evenementen en dat tegelijkertijd in lijn is met de visie van Young & Fair. Daarna gaat het team uiteraard bezig met de uitvoering van het alle eerste Young & Fair Food event! Hierbij zal iedereen zijn eigen taken hebben maar aangezien er veel overlap is tussen de functies zal er veel samengewerkt worden!

Wat doen de verschillende coördinatoren?

Als coördinator logistiek zorg jij ervoor dat alles op de dag van het evenement tot in de puntjes geregeld is. Jij zorgt bijvoorbeeld voor een perfecte locatie en bedenkt hoe deze wordt ingericht. Je werkt daarom veel samen met de andere coördinatoren en weet dan ook precies weet wat er allemaal nog geregeld moet worden voor een perfecte dag! Als coördinator logistiek ga jij dus:

  • Een evenement locatie zoeken
  • Besluiten hoe de ruimte(s) worden ingericht
  • Materialen zoals marktkramen regelen
  • Contact houden met leveranciers en de locatie
  • Facturen versturen
  • Een draaiboek maken dat zorgt dat de hele dag perfect loopt

Als coördinator communicatie zorg je dat het food event in heel Nederland bekend wordt! Met ondersteuning van het Y&F communicatieteam zorg je ervoor dat de social media, website en posters van het food evenement er perfect uitzien en onze verschillende doelgroepen aanspreken. Daarnaast ga je samen met de projectleider opzoek naar interessante samenwerkingen voor het evenement. Als coördinator communicatie ga je dus:

  • Het communicatieplan voor het evenement schrijven
  • (Helpen met het) ontwerpen van online and offline promotiemateriaal
  • Het promotiemateriaal verspreiden
  • Contact zoeken en houden met de pers
  • Contact zoeken en houden met verschillende partners en sponsoren

Als coördinator festival zorg jij voor een leuk en gezellig evenement waar iedereen bij wilt zijn. Jij bent verantwoordelijk voor het markt gedeelte van het evenement. Hiervoor ga je niet alleen op zoek naar bedrijven met het lekkerste duurzame eten maar zorg je ook dat alles rondom het eten goed geregeld is. Zo ga je bijvoorbeeld op zoek naar leuke bandjes of een DJ om te zorgen voor een gezellige sfeer. Als coördinator festival ga jij dus:

  • Bedrijven zoeken met duurzaam en heerlijk eten
  • Contact houden met alle bedrijven die op het evenement komen te staan
  • Zorgen voor voldoende afwisseling in het eten zodat verschillende doelgroepen worden aangesproken
  • Zorgen voor een gezellig evenement met bijvoorbeeld live muziek

Als coordinator kennis ben jij verantwoordelijk voor alle lezingen, workshops, tentoonstellingen en andere dingen die worden georganiseerd om kennis over duurzaam en eerlijk voedsel te delen. Samen met het team bedenk je welke activiteiten de verschillende doelgroepen kunnen aanspreken. Daarna ga je op zoek naar bedrijven en organisaties die binnen deze visie passen en mee willen doen aan het evenement. Als coördinator kennis ga jij dus:

  • Verschillende activiteiten bedenken voor de verschillende doelgroepen
  • Bedrijven en organisaties zoeken die mee willen doen aan het evenement
  • Contact houden met alle verschillende bedrijven en organisaties
  • De materialen regelen die nodig zijn voor de verschillende activiteiten (samen met de coördinator logistiek)

Als coördinator allround krijg je de kans om met de organisatie van het hele evenement mee te kijken. Je ondersteunt de verschillende coördinatoren in hun functie en springt bij waar nodig. Je zorgt daarom dat je altijd op de hoogte bent van wat er allemaal gebeurd tijdens de organisatie van het evenement en waar hulp nodig is. Wanneer er nog ergens veel hulp nodig blijkt te zijn ga je ook op zoek naar extra vrijwilligers ter ondersteuning. Als coördinator allround ga jij dus:

  • De coördinatoren ondersteunen met hun verschillende functies
  • Bijspringen waar hulp nodig is
  • Notuleren tijdens vergaderingen
  • Ondersteunende vrijwilligers zoeken

Wat wij van jou verwachten:

  • Gestructureerd en sterk in behouden van het overzicht
  • Communicatief vaardig en goed in teamverband kunnen werken
  • Proactieve inzet en can-do mentaliteit
  • Affiniteit met duurzame consumptie en eerlijke handel
  • Eens per twee weken aanwezig zijn bij de vergadering
  • Beschikbaar voor minstens een jaar
  • Pré: contacten binnen de duurzame Food sector
  • Pré: ervaring met het organiseren van evenementen

Wat wij jou bieden:

  • De kans om een gloednieuw evenement vorm te geven.
  • Bouwen aan je netwerk in de duurzaamheidswereld
  • Een geweldige en leerzame aanvulling op je cv!
  • Werken in een ambitieus, jong en enthousiast team
  • Ondersteuning en (waar nodig) begeleiding door professionals
  • Een kans om een positieve bijdrage te leveren aan de maatschappij

Tijd:
De functie zal gemiddeld 4 tot 6 uur per week in beslag nemen. Houd er rekening mee dat naarmate het evenement nadert, je waarschijnlijk meer tijd kwijt bent.

Interesse?
Word jij enthousiast van deze vacature en denk je dat jij de persoon bent die wij zoeken? Stuur dan je cv en motivatie naar sollicitatie@youngandfair.nl onder vermelding van de functietitel of vul onderstaand formulier in. We zien je sollicitatie graag tegemoet!